De digitalisering van onze administratieve processen is niet meer weg te denken uit het bedrijfsleven. Een belangrijke volgende stap daarin is de verplichte invoering van gestructureerde elektronische facturatie voor B2B-transacties vanaf 1 januari 2026.
Deze maatregel zal een grote impact hebben op de manier waarop ondernemers in België facturen uitwisselen. Ben je btw-plichtig en actief in B2B? Dan is dit hét moment om je voor te bereiden.
Wat houdt gestructureerde elektronische facturatie precies in?
We spreken van een gestructureerde elektronische factuur wanneer een factuur digitaal wordt opgesteld én automatisch verwerkt kan worden door software — zonder manuele handelingen zoals scannen of overtypen. Dit is niet hetzelfde als een pdf via e-mail.
De standaard hiervoor is het Peppol-formaat, een Europees netwerk dat toelaat om veilig en uniform elektronische documenten uit te wisselen tussen bedrijven én overheden. Denk aan een soort “boekhoudsnelweg” waar facturen foutloos, veilig en razendsnel passeren.
Voor wie geldt de verplichting?
De verplichting geldt voor alle Belgische btw-plichtige ondernemingen die transacties uitvoeren met andere btw-plichtige ondernemingen in België. Er zijn wel enkele uitzonderingen:
- Ondernemingen die uitsluitend vrijgestelde handelingen verrichten (zoals artsen of onderwijsinstellingen – art. 44 van het Btw-wetboek).
- Btw-plichtigen zonder Belgische vestiging of vaste inrichting.
- Forfaitaire belastingplichtigen, die uitstel krijgen tot 1 januari 2028.
Waarom nu al voorbereiden?
Hoewel 2026 nog ver lijkt, is het belangrijk om vandaag al stappen te zetten. De overstap vraagt voorbereiding: je software moet compatibel zijn, je interne processen moeten aangepast worden en je team moet mee zijn. Wie zich nu al goed voorbereidt, vermijdt last-minute stress en zet bovendien een stap richting een efficiëntere administratie.
Daarnaast biedt e-facturatie ook duidelijke voordelen:
- Snellere betalingstermijnen.
- Minder fouten of dubbele facturen.
- Lagere administratieve kosten.
- Betere opvolging van je cashflow.
Welke steunmaatregelen zijn er?
De overheid voorziet enkele interessante fiscale stimulansen om de overstap te vergemakkelijken:
- Verhoogde kostenaftrek van 120% voor factureringssoftware, geldig van 2024 tot en met 2027.
- Investeringsaftrek van 20% voor digitale investeringen vanaf 1 januari 2025.
Deze maatregelen zijn vooral gericht op zelfstandigen en kleine ondernemingen die hun eerste stappen richting digitalisering zetten.
Hoe begin je eraan?
- Controleer of je huidige software Peppol-compatibel is. Niet zeker? Neem contact op met je softwarepartner of boekhouder.
- Registreer je onderneming op het Peppol-netwerk. Dit gebeurt meestal automatisch via je softwareleverancier.
- Test het systeem. Veel softwarepakketten bieden een testomgeving aan. Zo kan je zonder risico wennen aan het nieuwe systeem.
- Informeer je medewerkers. Betrek je team bij het proces en zorg dat iedereen weet wat er verandert.
Klaar voor de toekomst
Deze nieuwe verplichting is meer dan een administratieve formaliteit. Het is een kans om je onderneming futureproof te maken. Door nu al de nodige stappen te zetten, neem je een voorsprong op administratieve efficiëntie en digitale professionalisering.
Neem contact op voor een analyse van je huidige loon- en HR-beleid en ontdek welke stappen nodig zijn om voorbereid te zijn op de nieuwe wetgeving.
Céline Blomme
HR - Business Partner
